Planifica tus actividades

lunes, 30 de julio de 2012 04:14:00 p. m. Categorías: Administración Estrategia Liderazgo

El mero acto de pensar y planificar desata sus poderes mentales, dispara su creatividad y aumenta sus energías. Uno de sus objetivos principales en el trabajo debe ser obtener el mayor beneficio posible de su inversión de energía mental, emocional y física. Y cada minuto ocupado en planificar le ahorra hasta diez minutos en la ejecución.
 
Planificar el día no le consume más de diez o doce minutos, pero esta pequeña inversión de tiempo le ahorrará por lo menos dos horas (entre 100 y 120 minutos) de tiempo perdido y esfuerzo impreciso durante el día.
 
Necesita listas distintas para propósitos distintos. Primero debe crear un listado maestro en el cual escribe todo lo que le parece que quiere hacer en algún momento en el futuro.
 
En segundo lugar, debe contar con una lista mensual que hace al final de cada mes para el mes siguiente. Puede contener asuntos que transfiere del listado maestro.
 
En tercer lugar, debe contar con una lista semanal donde planifica anticipadamente la semana completa.
 
Esta lista se mantiene en construcción mientras transcurre la semana. Finalmente, debe transferir asuntos de sus listas mensuales y semanales a su lista diaria. Se trata de las actividades específicas que va a realizar al día siguiente.
 
Haga la lista diaria la noche anterior, al término del día de trabajo.
 
Traslade todo lo que todavía no ha terminado a la lista del día siguiente y después agregue todo lo que tiene que hacer ese día. Si hace la lista la noche antes, su subconsciente trabajará con esa lista toda la noche mientras duerme. Y con frecuencia le ocurrirá levantarse con grandes ideas e intuiciones que puede utilizar para completar su trabajo con mayor prontitud y mejor de lo que había pensado inicialmente.
 
Conforme transcurre la jornada laboral, ponga una señal en los asuntos de la lista que ha completado.
 
Esto le permite disponer de un cuadro visual de los logros. Genera la sensación de éxito y de avance. Si ve que avanza progresivamente en su lista, se siente motivado y aumentan sus energías. También mejora su autoestima y respeto de sí mismo. El progreso continuo y visible le impulsa hacia adelante y le ayuda a superar indecisiones.

 

La regla del 80/20 es uno de los conceptos de administración del tiempo y de la vida que más le pueden ayudar. También se llama Principio de Pareto, por su creador, el economista italiano Vilfredo Pareto, que escribió sobre ella por primera vez en 1985. Esta regla dice, por ejemplo, que el 20 % de sus actividades valen el 80 % de sus resultados, que el 20 % de sus clientes constituyen el 80 % de sus ventas, que el 20 % de sus productos o servicios explican el 80 % de sus ganancias... Esto significa que si tiene una lista de diez asuntos que hacer, dos de esos asuntos van a valer tanto o más que los otros ocho asuntos en conjunto. Y, con frecuencia, uno solo de los asuntos de una lista de tareas que tiene que hacer puede valer más que el conjunto de los otros nueve asuntos.

 

Por lo que… Antes de empezar a trabajar, pregúntese:

 

¿Esta tarea se encuentra en el 20 % superior de mis actividades o en el 80 % inferior? Las personas eficaces y productivas se disciplinan para empezar por la tarea más importante que tienen por delante.

 

Fuente: ¡Tráguese ese Sapo! autor: Brian Tracy